Довідок 2 ндфл більш ніж середньооблікова чисельність. Відомості про середньооблікову чисельність працівників

Найближчим часом будь-якій компанії може прийти вимога з ІФНС про необхідність пояснити ті чи інші дані в довідках 2-ПДФОза 2013 рік. Адже саме влітку, після того, як компанії та фізособи звітують про доходи, що оподатковуються ПДФО, податківці починають ретельно вивчати звітність з цього податку.

Будьте уважні: проводити камеральну перевірку довідок 2-ПДФОінспекція немає права. Адже такі довідки не є деклараціями.

На таку вимогу безпечніше відповісти, інакше ймовірність, що ІФНС оштрафує директора або головбуха на суму 2000-4000 руб. ( ч. 1 ст. 19.4 КпАП РФ).

Ми підготували для вас чотири зразки пояснень, направивши які до ІФНС можна зняти всі питання інспекторів з довідок і при цьому не зашкодити компанії.

Питання № 1: чому різняться суми обчисленого, утриманого та перерахованого податку

Інспектори впевнені: різниця у сумах ПДФО свідчить про те, що компанія не повністю утримує та перераховує податок. Або робить це із запізненням.

Отримавши вимогу щодо пояснень щодо цього, ще раз перевірте довідки. Для цього порівняйте дані щодо рахунку 68субрахунок «ПДФО» та в довідках 2-ПДФО.

Можливо, платіж був, але загубився. Тоді варто провести з інспекцією звіряння.

Часта причина розбіжностей – податок за грудень 2013 року перерахували вже у січні 2014 року.Буває також, що торік закрили відокремлений підрозділта організація перестала платити до інспекції за місцем його обліку ПДФО.

Не виключено і технічних помилок. Скажімо, не заповнили у довідках перерахований ПДФО. Або випадково продублювали обчислений, утриманий та перерахований податок ще й у рядку «Сума податку, не утримана податковим агентом».

Зрештою, могли просто забути перерахувати податок. Тоді доплатіть ПДФО та окремою платіжкою перерахуйте пені. Це не звільнить від штрафу у розмірі 20 відсотків податку, перерахованого із запізненням ( ст. 123 НК РФ). Але оштрафувати організацію інспектори можуть лише за виїзної перевірки.

Отже, якщо ви знайшли помилку, опишіть її в поясненнях і наново подайте виправлені довідки 2-ПДФО(Зразок - нижче). Але не на всіх людей, які отримували доходи у 2013 році, а лише довідки з помилками.

Припустимо, за даними компанії помилок немає. Тоді ви маєте повне право так і написати у поясненнях.

Важлива деталь Якщо в раніше зданих 2-ПДФО виявлено помилки, здайте уточнені довідки. А до пояснень додайте їх копії.

Питання № 2: чому у довідках менше доходів, ніж задекларували самі працівники у 3-ПДФО

Можливо, співробітник вашої компанії здав декларацію 3-ПДФОза минулий рік. Наприклад, щоб задекларувати доходи від продажу машини або отримати відрахування на покупку квартири, лікування чи навчання.

Інспектори, звіривши декларацію з довідкою, іноді виявляють, що доходів у 2-ПДФОменше, ніж у декларації. Для податківців подібні нестикування є однією з ознак того, що компанія видає сіру зарплату.

Такі розбіжності - не турбота бухгалтера компанії. Справді, звідки організації знати, чому людина задекларувала більше доходів, ніж у довідці 2-ПДФО? Може, це була помилка. Або ж громадянин отримував додаткові доходи від інших організацій або від продажу майна та ін.

А якщо так, пояснювати інспекторам походження доходів у 3-ПДФО має сама людина. Компанія ж може обмежитися повідомленням про те, що в її довідках 2-ПДФО помилок немає(Зразок - нижче).

Звичайно, перед цим треба ще раз перевірити, раптом неточності в довідках все ж таки мають місце бути.

Питання № 3: чому кількість довідок відрізняється від середньооблікової чисельності

Податківці завжди порівнюють відомості про середньооблікову чисельність та кількість довідок 2-ПДФО. На думку перевіряльників, якщо у відомостях про чисельність кількість працівників більша за кількість довідок, значить, компанія забула здати одну або кілька штук 2-ПДФО.

Причин таких розбіжностей може бути кілька. Найчастіша – у відомостях завищено показник (наприклад, порахували співробітницю у декреті, хоча не мали).

Ще одна поширена причина нестиковок - відомості про чисельність вважають загалом по компанії, а частину довідок здали за місцем обліку відокремленого підрозділу.

Напишіть інспекторам листа вільній формі, в якому поясніть причину розбіжностей (зразок нижче).

Якщо треба, додайте до листа виправлені відомості про чисельність. Жодної небезпеки в цьому немає - у законі не передбачено штрафу за помилку у відомостях.

Важлива деталь Якщо розбіжності виникли через помилку у відомостях про чисельність, докладіть пояснення уточненню.

Питання № 4: чому відсутні довідки щодо людей, у яких ви не втримали ПДФО

Інспектори вважають, що навіть якщо було подано повідомлення 2-ПДФОз ознакою 2, обов'язково подавати довідки з ознакою 1. Тобто виходить по суті дублювання звітності. Спочатку треба повідомити податківців (не пізніше за місяць після закінчення року) про те, що податок не змогли утримати. А потім (до 1 квітня включно) ще раз подати такі ж дані вже в довідці 2-ПДФО.

На думку податківців, довідки з ознакою 1 треба здавати всім людей, отримали від компанії дохід. Навіть на тих, у яких вона не змогла утримати податок ( лист УФНС Росії по м. Москві від 7 березня 2014 р. № 20-15/021334).

Так що якщо компанія здала на якихось фізиків лише довідки з ознакою 2, краще направити пояснення (зразок – нижче), додавши до них 2-ПДФО з ознакою 1. Звичайно, тільки за цими ж людьми, а не за всіма працівниками. Будьте уважні: оскільки довідки здано із запізненням, у податківців з'являється формальний привід оштрафувати компанію – по 200 руб. за кожен документ ( п. 1 ст. 126 НК РФ).

Однак такий штраф є незаконним. Адже компанія раніше вчасно вже здала довідки з ознакою 2. Судді на стороні компаній ( постанову ФАС Уральського округу від 24 вересня 2013 р. № Ф09-9209/13).

На закінчення додамо, що ПФР також може запросити пояснення щодо 2-ПДФО. Справа в тому, що база зі страхових внесків та податку на доходи схожа (хоч і не ідентична). Втім, термін камералки розрахунків із внесків за 2013 рік уже минув 15 травня. Так що такого роду запити можливі лише у випадку виїзної перевіркифонду або якщо компанія подасть уточнений розрахунок щодо внесків.

Головне, про що важливо пам'ятати

1 Суми ПДФО в одній довідці можуть відрізнятися через технічні помилки. А сама часта причинарозбіжностей – податок за грудень 2013 року перераховано у січні 2014 року.

2 Компанія має з'ясовувати, чому доходи у довідці 2-ПДФО і декларації 3-ПДФО різняться. За інформацію в особистій декларації відповідальний сам платник податків.

3 Розбіжності між числом зданих 2-ПДФО і середньообліковою чисельністю можливі через те, що компанія має відокремлений підрозділ. І довідки щодо його працівників здано до іншої інспекції.

4 Безпечніше подати довідки 2-ПДФО щодо тих людей, у яких ви не змогли утримати податок. Навіть якщо вже повідомляли про таку неможливість до інспекції.

Додатково про 2-ПДФО

Документ:частина 1Статті 19.4 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.

Податкові органи ретельно слідкують за виконанням платниками податків законодавства. Зокрема, це проявляється в тому, що у разі виявлення ними будь-яких неточностей Вам доведеться надати письмове пояснення до податкової. За ПДФО зразок такої заяви Ви зможете побачити у цій статті.

Ситуації, коли необхідно надавати пояснення щодо податкової

Податкові органи можуть вимагати пояснення у різних випадках. Так, наприклад, може виникнути ситуація, коли сума нарахованого, утриманого та сплаченого податку буде різнитися. Або також можливий варіант розвитку подій, при якому відрахування будуть застосовані некоректним чином. Сума податку може бути також меншою за сплачену у попередньому році більш ніж на десять відсотків. Все це привертає увагу податкової. Деякі приклади докладніше розглянуті нижче.

Технічна помилка

Різниця у сумі податків цілком може бути ненавмисною, це може статися внаслідок помилки. У такому разі хвилюватися не варто, достатньо лише вказати це в поясненні та вказати правильну суму (див. приклад нижче).

Різниця представлених відомостей у формах 3-ПДФО та 2-ПДФО

Ще один прикрий випадок, який може бути приводом для пояснень. Для отримання відрахування використовується форма 3-ПДФО, а для доходів - 2-ПДФО. Природно, що різниці між цифрами, зазначеними в них, не повинно бути, це може наштовхнути податкові органи на думку про те, що працівник отримує неофіційну заробітну плату. Однак, знову ж таки, не треба турбуватися, якщо це було зроблено не спеціально, необхідно просто вказати це в поясненні.

Середньооблікова чисельність співробітників: розбіжність у цифрах

Необхідно, щоб кількість довідок 2-ПДФО відповідала середньообліковій чисельності працівників. А якщо ні, то у податкової виникнуть сумніви щодо того, що всі працівники оформлені належним чином.

Що буде у разі неподання пояснень?

Відомості про середньооблікову чисельність працівників - це одна з форм, яку платники податків, які мають найманих працівників, повинні здавати до податкової. У статті ми розповімо про терміни здачі середньооблікової чисельності, та підкажемо, де завантажити бланк цієї форми на 2018-2019 роки.

Для чого інспекторам потрібні відомості про середньооблікову чисельність

Надавати в ІФНС відомості про середньооблікову чисельність працівників вимагає п. 3 ст. 80 НК РФ. Чому ця інформація потрібна податківцям?

Насамперед, від цього показника безпосередньо залежить те, яким способом ви складатимете податкову звітність.

Якщо минулорічна чисельність співробітників перевищує 100 осіб, єдиний допустимий спосіб подання декларацій — електронний, за ТКС через оператора ЕДО (електронного документообігу). За недотримання цієї вимоги ст. 119.1 НК РФ передбачено штраф у розмірі 200 руб.

Платники податків з чисельністю 100 осіб і менше можуть обирати між електронною та паперовою звітністю.

Крім того, чисельність впливає право застосування спеціальних податкових режимів. Наприклад, для спрощення середня чисельність не може перевищувати 100 осіб, а для ПСН — 15 осіб.

Обов'язок подавати відомості про середньооблікову чисельність (форма КНД 1110018) поширюється як на організації, так і на індивідуальних підприємців. Причому цей обов'язок не знімається з підприємця під час закриття.

Тим часом для ІП є певне послаблення: представляти розрахунок чисельності вони повинні лише в тому випадку, якщо минулого року використовували найману працю. Про це прямо йдеться у п. 3 ст. 80 НК РФ.

Компанії ж надають відомості незалежно від наявності чи відсутності у них співробітників (лист Мінфіну від 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).

Зауважимо, що на цей обов'язок ніяк не впливає податковий режим, що застосовується. Відомості на рівних подають і ті, що застосовують ОСНО, і ті, хто вибрав спеціальні режими (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).

Повідомляти про чисельність потрібно щороку, зокрема й тоді, коли, порівняно з минулим роком, вона не змінюється.

Відомості про середньооблікову чисельність працівників подають за минулий рік. Крайній термін здачі для діючих компаній та ІП - 20 січня поточного року (п. 3 ст. 80 НК РФ). Наприклад, відомості за 2018 рік слід подати до 21.01.2019 включно. Крайній термін здачі довідки перенесено на 21.01.2019, оскільки 20.01.2018 випадає на вихідний день — неділю.

Якщо компанія була створена протягом року, надати відомості вона повинна не пізніше 20 числа місяця, наступного за тим, у якому утворилася. Аналогічна вимога пред'являється до реорганізованих юридичних осіб. Вони повідомляють в ІФНС про чисельність до 20 числа місяця, наступного за місяцем реорганізації.

У новозареєстрованих ІП обов'язок здавати відомості у році реєстрації відсутня.

При випаданні будь-якого із зазначених термінів на вихідні чи свята вони загалом переносяться на найближчий робочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Середньооблікова чисельність: бланк 2018-2019 років

Форму відомостей про середньооблікову чисельність працівників затверджує податкова служба.

Для подання відомостей про середньооблікову чисельність бланк у 2018 році використовувався відповідно до наказу від 29.03.2007 № ММ-3-25/ [email protected]Середньооблікова чисельність на бланку в 2019 році за 2018 рік подається за тією ж формою. Рекомендації щодо заповнення форми наведені у листі ФНП РФ від 26.04.2007 № ЧД-6-25/ [email protected]

Бланк єдиний для організацій та ІП. Завантажити бланк для середньооблікової чисельності, що подається в 2019 році, можна на нашому сайті:

Форма досить проста у заповненні. Вона складається лише з 1 сторінки, яка зовні чимось схожа на титульний аркуш декларації.

У довідці потрібно навести відомості про організацію або ІП (ІПН, КПП, найменування або П.І.Б.), вказати найменування та код інспекції. Потім потрібно вказати дату, на яку пораховано середньооблікову чисельність. Це буде:

• 1 січня поточного року - якщо це чисельність минулого року; або
• 1 число місяця, наступного за місяцем створення чи реорганізації.

Правила розрахунку чисельності з 2018 року встановлені наказом Росстату від 22.11.2017 №772.

Детальніше про зміни, внесені наказом Росстату від 22.11.2017 № 772, читайте .

У загальному виглядіформула розрахунку виглядає так:

СрЧ рік = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + ... + СрЧ 12) / 12,

де: СРЧ рік - це середньооблікова чисельність за рік;

СрЧ 1, 2 і т. д. - Середньооблікова чисельність за відповідні місяці року (січень, лютий, ..., грудень).

Докладніше про процедуру розрахунку читайте у статті «Як розрахувати середньооблікову чисельність працівників?» .

Відомості засвідчуються підписом підприємця або керівника компанії, але можуть бути підписані представником платника податків. В останньому випадку необхідно зазначити документ, що підтверджує повноваження представника (наприклад, це може бути довіреність), а його копію здати разом із відомостями.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Довіреність представника ІП має бути засвідчена нотаріально (ст. 29 НК РФ).

Як і куди здавати відомості

Заповнену паперову форму можна здати особисто або через представника до ІФНС або надіслати поштою з описом вкладення.

Подати відомості можна і в електронному вигляді. Відповідний формат затверджено наказом ФНП РФ від 10.07.2007 № ММ-3-13/ [email protected]Причому вибирати між паперовим та електронним варіантом можуть усі платники податків, включаючи тих, у кого середньооблікова чисельність перевалила за сотню. Відомості не декларація, тож вимога п. 3 ст. 80 НК РФ про обов'язкове електронному способіздавання в даному випадку не діє.

Здається форма до інспекції за місцем реєстрації компанії або за місцем проживання ІП. Організації з відокремленими підрозділами повідомляють про чисельність усіх працівників за місцем постановки на облік головного офісу.

Чи покарають за ненадання відомостей про чисельність працівників?

Безперечно, покарають. За кожен випадок неподання або прострочення відомостей про середньооблікову чисельність працівників платника податків можуть оштрафувати на 200 руб. відповідно до п. 1 ст. 126 НК РФ.

Крім податкової, можлива й адміністративна відповідальність посадових осіб за ч. 1 ст. 15.6 КпАП РФ, тобто штраф від 300 до 500 руб. На це вказує Мінфін Росії у листі від 07.06.2011 № 03-02-07/1-179.

Однак майте на увазі, що блокувати за цей рахунок інспекція не має права. Відомості є декларацією, отже, їх неподання чи порушення термінів не підпадає під основу для зупинення руху грошей за рахунками, передбачене подп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ.

Докладніше про блокування та розблокування рахунків читайте.

Підсумки

Відомості про середньооблікової чисельності співробітників зобов'язані здавати у ФНП всі організації та ІП-роботодавці. Термін подання довідки — не пізніше 20 січня року, наступного за звітним. При цьому якщо дата подання документа випадає на вихідний день, то останній термін переноситься на найближчу наступну за ним робочу дату.

Найближчим часом будь-якій компанії може прийти вимога з ІФНС про необхідність пояснити ті чи інші дані за 2014 рік. Адже після того, як компанії та фізособи звітують про доходи, що оподатковуються ПДФО, податківці починають ретельно вивчати звітність з цього податку.

Будьте уважні: проводити камеральну перевірку довідок 2-ПДФО інспекція не має права. Адже такі довідки не є деклараціями. Тому у вимогах зазвичай стоїть посилання статтю 31 Податкового кодексу РФ. Ця норма дозволяє інспекторам запитувати в компанії будь-яку інформацію, пов'язану з і

На таку вимогу безпечніше інакше є ймовірність, що ІФНС оштрафує або головбуха на суму 2000-4000 руб. (Ч. 1 ст. 19.4 КпАП РФ).

Ми підготували для вас чотири зразки пояснень, направивши які до ІФНС можна зняти всі інспектори за довідками і при цьому не зашкодити компанії.

Відрізняються утриманий та перерахований ПДФО

Інспектори впевнені: різниця у сумах ПДФО свідчить про те, що компанія не повністю утримує та перераховує податок. Або робить це із запізненням.

Отримавши вимогу щодо пояснень щодо цього, ще раз перевірте довідки. Для цього порівняйте дані по рахунку 68 субрахунок «ПДФО» та у довідках 2-ПДФО.

Можливо, платіж був, але загубився. Тоді варто провести з інспекцією звіряння.

Часта причина розбіжностей — податок за грудень 2014 року вже перерахували в січні 2015 року. Буває також, що минулого року закрили відокремлений підрозділ та організація перестала платити до інспекції за місцем його обліку ПДФО.

Не виключено і технічних помилок. Скажімо, не заповнили у довідках перерахований ПДФО. Або випадково продублювали обчислений, утриманий та перерахований податок ще й у рядку «Сума податку, не утримана податковим агентом».

Зрештою, могли просто забути перерахувати податок. Тоді доплатіть ПДФО та окремою платіжкою перерахуйте пені. Не звільнить від штрафу у вигляді 20 відсотків податку, перерахованого із запізненням (ст. 123 НК РФ). Але оштрафувати організацію інспектори можуть лише за виїзної перевірки.

Отже, якщо ви знайшли помилку, опишіть її в поясненнях і наново подайте виправлені довідки 2-ПДФО. Але не на всіх людей, які отримували доходи у 2015 році, а лише довідки з помилками.

Припустимо, за даними компанії помилок немає. Тоді ви маєте повне право так і написати у поясненнях.

У 2-ПДФО доходи менші, ніж задекларували працівники у 3-ПДФО

Можливо, співробітник вашої компанії здав декларацію 3-ПДФО за минулий рік. Наприклад, щоб задекларувати доходи від продажу машини або отримати відрахування на покупку квартири, лікування чи навчання.

Інспектори, звіривши декларацію з довідкою, іноді виявляють, що доходів у 2-ПДФО менше, ніж у декларації. Для податківців подібні нестикування є однією з ознак того, що компанія видає сіру зарплату.

Такі розбіжності — не турбота бухгалтера компанії. Справді, звідки організації знати, чому людина задекларувала більше доходів, ніж у довідці 2-ПДФО? Може, це була помилка. Або ж громадянин отримував додаткові доходи з інших організацій чи то й ін.

А якщо так, пояснювати інспекторам походження доходів у 3-ПДФО має сама людина. Компанія ж може обмежитися повідомленням про те, що у її довідках 2-ПДФО помилок немає.

Звичайно, перед цим треба ще раз перевірити, раптом неточності в довідках все ж таки мають місце бути.

Кількість довідок відрізняється від середньооблікової чисельності

Податківці завжди порівнюють відомості про середньооблікову чисельність та кількість довідок 2-ПДФО. На думку перевіряльників, якщо у відомостях про чисельність кількість працівників більша за кількість довідок, значить, компанія забула здати одну або кілька штук 2-ПДФО.

Причин таких розбіжностей може бути кілька. Найчастіша — у відомостях завищено показник (наприклад, порахували співробітницю у декреті, хоча не мали).

Ще одна причина нестиковок — відомості про чисельність вважають загалом за компанією, а частину довідок здали за місцем обліку відокремленого підрозділу.

Напишіть інспекторам листа у вільній формі, в якому поясніть причину розбіжностей. Якщо треба, додайте до листа виправлені відомості про чисельність. Жодної небезпеки в цьому немає — у законі не передбачено штрафу за помилку у відомостях.

Відсутні довідки щодо людей, у яких не було утримано ПДФО

Інспектори вважають, що навіть якщо було подано повідомлення 2-ПДФО з ознакою 2, обов'язково здавати довідки з ознакою 1. Тобто виходить по суті дублювання звітності. Спочатку треба повідомити податківців (не пізніше за місяць після закінчення року) про те, що податок не змогли утримати. А потім (до 1 квітня включно) ще раз подати такі ж дані вже у довідці 2-ПДФО.

На думку податківців, довідки з ознакою 1 треба здавати всім людей, отримали від компанії дохід. Навіть на тих, у яких вона не спромоглася утримати податок (лист УФНС Росії за м. від 7 березня 2014 р. № 20-15/021334).

Так що якщо компанія здала на якихось фізиків лише довідки з ознакою 2, краще направити пояснення з 2-ПДФО, додавши до них довідки з ознакою 1. Звичайно, тільки за цими ж людьми, а не за всіма працівниками. Будьте уважні: оскільки довідки здано із запізненням, у податківців з'являється формальний привід оштрафувати компанію - по 200 руб. за кожний документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Однак такий штраф є незаконним. Адже компанія раніше вчасно вже здала довідки з ознакою 2. Судді на стороні компаній (ухвала ФАС Уральського округу від 24 вересня 2013 р. № Ф09-9209/13).

На закінчення додамо, що ПФР також може запросити пояснення щодо 2-ПДФО. Справа в тому, що база по внесках та податку на доходи схожа (хоч і не ідентична).